Logiciel de réservation pour tatoueurs : vos clients arrivent préparés et à l'heure
Gérez votre agenda avec Tymeslot. Séparez les consultations des séances de tatouage, exigez un acompte à la réservation et assurez-vous que vos clients arrivent préparés et à l'heure.
Pourquoi les tatoueurs perdent-ils des journées entières à cause des absences et des erreurs de réservation ?
Une absence lors d'une séance de trois heures représente une journée de revenus perdue à jamais. Si vous gérez vos réservations par messages privés sur Instagram ou par SMS, il n'y a ni confirmation, ni rappel, ni trace écrite de ce qui a été convenu. Certains clients se présentent en ayant ignoré l'étape de la consultation. D'autres font les morts le matin même. Tymeslot sépare la consultation de la séance de tatouage, conserve une trace de chaque réservation et envoie les rappels à votre place. Vous pouvez ainsi vous concentrer pleinement sur votre art.
Pourquoi la prise de rendez-vous par message privé met en péril la journée d'un tatoueur
La plupart des artistes gèrent leur agenda via les messages privés d'Instagram, avec des acomptes versés (ou non) via l'option « entre proches » de PayPal, par virement bancaire ou en espèces le jour J. Calendly et Acuity n'ont pas été conçus pour des séances de quatre à huit heures exigeant un acompte non remboursable avant de bloquer le créneau. De son côté, Booksy réserve ses fonctionnalités d'acompte et de paiement échelonné à ses abonnements payants, que la majorité des artistes indépendants n'utilisent pas. Résultat : tous les tatoueurs connaissent ce même vide, un créneau confirmé sans aucun engagement financier derrière.
Le calcul d'une absence est brutal. Une séance d'une journée entière à 120 € de l'heure s'envole, représentant 700 à 900 € de revenus perdus, tandis que le loyer du studio reste dû. Une seule absence d'une demi-journée par mois se chiffre en milliers d'euros sur l'année. Ajoutez à cela les heures de dessin consacrées aux clients qui disparaissent entre la consultation et la séance, et un artiste très sollicité peut perdre de 3 000 à 5 000 € par an à cause de failles qu'un acompte à la réservation aurait comblées.
Tymeslot impose un acompte non remboursable à l'entrée de chaque séance. Stripe s'en charge au moment où le client choisit son créneau. Les consultations payantes permettent de distinguer les demandes sérieuses des simples curieux, et une grande pièce nécessitant plusieurs jours de travail peut être divisée en paiements échelonnés liés à chaque séance. Les clients qui s'assoient dans votre fauteuil sont ceux qui se sont déjà véritablement engagés financièrement.
Tout ce dont Artistes tatoueurs ont besoin. Rien de superflu.
Des fonctionnalités de planification pensées pour votre façon de travailler.
Types de rendez-vous distincts pour les consultations et les séances
Créez des types de réservation distincts pour les consultations de dessin (courtes et gratuites) et les séances de tatouage (longues, avec une mention d'acompte dans le message de réservation), afin d'éviter toute confusion.
Planification de longues séances
Configurez la durée de vos séances, d'une heure à une journée entière. L'agenda n'affiche que les créneaux permettant d'accueillir la séance dans son intégralité, évitant ainsi tout risque de surréservation.
Rappels avec instructions préalables
Envoyez un rappel automatique à vos clients avant leur séance. Intégrez-y des instructions préalables (bien manger avant de venir, porter des vêtements adaptés, apporter les formulaires de consentement) pour qu'ils arrivent parfaitement préparés.
Acomptes non remboursables et paiements échelonnés
Encaissez un acompte non remboursable lors de la réservation via Stripe, facturez les consultations de dessin et divisez les grandes pièces en paiements échelonnés liés à chaque séance. Le créneau n'est bloqué qu'une fois l'acompte validé.
Priorité à la confidentialité, aucun pistage
Les données de vos clients restent strictement confidentielles. Aucun outil d'analyse tiers, aucune publicité, aucun partage de données. Solution entièrement open source et auto-hébergeable.
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Avec Tymeslot
Scénarios de planification courants
Comment d’autres Artistes tatoueurs utilisent Tymeslot au quotidien.
Comment gérer le suivi entre la consultation et la séance sans s'y perdre ?
Un tatouage est un travail qui s'effectue en plusieurs étapes. En séparant les consultations des séances dans vos types de réservation, vous visualisez d'un seul coup d'œil où en est chaque client, tout en évitant qu'une séance ne soit réservée avant même que la consultation ait eu lieu.
- Créez un type de rendez-vous « Consultation de dessin » : 30 minutes, gratuit, avec une note demandant aux clients de décrire leur projet et d'apporter des images de référence.
- Créez un type de rendez-vous « Séance de tatouage » : durée variable (de 1 à 8 heures selon la taille de la pièce), avec des instructions concernant l'acompte dans la confirmation de réservation.
- Après chaque consultation, envoyez directement au client le lien de réservation de la séance, en gardant à l'esprit ses dates de préférence.
- Le client réserve sa séance, reçoit une confirmation contenant les détails de l'acompte et les instructions préalables, ainsi qu'un rappel la veille du rendez-vous.
Comment éviter les absences sur les séances longues et coûteuses ?
Une absence sur une séance d'une demi-journée ruine le chiffre d'affaires de la semaine. Les rappels automatiques et une règle de préavis minimum ferment la porte aux désistements de facilité.
- Activez les rappels automatiques pour les réservations de séances, envoyés 48 et 24 heures avant le rendez-vous.
- Ajoutez des instructions préalables au rappel : arriver bien hydraté, avoir mangé et se munir d'une pièce d'identité.
- Définissez un délai d'annulation minimum de 48 heures afin que les désistements vous laissent le temps de réattribuer le créneau.
- Exigez des clients qu'ils incluent un message de confirmation d'acompte lors de la réservation de leur séance.
Comment éviter de programmer accidentellement trop de pièces dans une même journée ?
Réaliser une grande pièce dans le dos et deux séances de manchette le même jour est intenable. Des horaires de travail précis et des temps de battement fixent vos limites à votre place, vous évitant de vous reposer sur votre mémoire ou sur des modifications manuelles de votre agenda.
- Configurez vos horaires de travail avec précision : l'agenda n'affiche que les créneaux situés dans ces plages.
- Ajoutez un temps de battement après chaque séance pour le nettoyage, la stérilisation du matériel et la préparation pour le client suivant.
- La durée des longues séances limite naturellement le nombre de pièces réalisables dans une journée : une séance de quatre heures ne laisse aucune place pour une seconde grande pièce.
- Bloquez du temps supplémentaire dans votre agenda connecté les jours où vous souhaitez fermer complètement : ces plages horaires disparaissent automatiquement de la page de réservation.
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Quels agendas et applications vidéo les tatoueurs utilisent-ils avec Tymeslot ?
Se connecte aux outils que vous utilisez déjà. Aucune configuration supplémentaire.
Commencez gratuitement, évoluez quand vous le souhaitez
Les fonctions de planification de base sont toujours gratuites. Aucune carte bancaire requise.
Gratuit
€0 / mois
- Réservations illimitées
- Synchronisation du calendrier (Google, Outlook, CalDAV)
- Salles vidéo automatiques (Meet, Teams, Zoom, MiroTalk)
- Page de réservation sur tymeslot.app/you
- Rappels et notifications par e-mail
- Formulaires d’accueil et questions personnalisées
Pro
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- Personnalisation en marque blanche
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"Avant, j'appréhendais les lundis car je ne savais jamais qui allait vraiment se présenter. Aujourd'hui, chaque client reçoit une confirmation dans sa boîte de réception, un rappel la veille et des instructions pour se préparer. Je n'ai eu qu'une seule absence en trois mois depuis que j'ai changé de système, contre plusieurs par mois auparavant."
Jonas W.
Artiste tatoueur, Zurich
Questions fréquentes
Puis-je exiger un acompte non remboursable et des paiements échelonnés pour les grandes pièces ?
Puis-je proposer des séances d'une durée de 4, 6 ou 8 heures ?
Comment gérer les tatouages nécessitant plusieurs séances ?
L'utilisation de Tymeslot est-elle gratuite ?
Tymeslot s'intègre-t-il à Google Agenda et à Outlook ?
Est-il possible de passer de Calendly à Tymeslot ?
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