Logiciel de prise de rendez-vous respectueux de la vie privée pour les orthophonistes
Les patients et les parents réservent directement sur votre page d'orthophonie pour les bilans initiaux, les séances de rééducation ou les entretiens de suivi. Aucun traceur publicitaire sur la page de réservation, et les données des patients restent confidentielles.
Pourquoi les orthophonistes ont-ils du mal à gérer leurs rendez-vous en cabinet libéral ?
En cabinet libéral, la patientèle d'un orthophoniste couvre tous les âges, des tout-petits présentant des retards de langage aux adultes en rééducation post-AVC. La prise de rendez-vous passe généralement par un parent, un aidant ou un prescripteur plutôt que par le patient lui-même, ce qui ajoute un intermédiaire à chaque réservation. Les bilans initiaux durent bien plus longtemps que les séances régulières, et les entretiens avec les parents suivent leur propre calendrier. Étant donné que de nombreux patients sont des enfants ou des personnes souffrant de pathologies, les exigences en matière de confidentialité sont très strictes. Tymeslot gère cette complexité grâce à des types de rendez-vous distincts, des rappels automatiques envoyés à la personne ayant effectué la réservation, et une conception axée sur la confidentialité que vous pouvez entièrement auto-héberger.
Pourquoi les outils de réservation grand public ne sont pas adaptés aux cabinets d'orthophonie
Calendly et Acuity n'ont jamais été conçus pour le modèle de la patientèle pédiatrique qui caractérise l'activité d'un cabinet d'orthophonie. Un parent qui jongle entre les trajets scolaires, le travail et l'emploi du temps des frères et sœurs souhaite réserver un créneau hebdomadaire récurrent pour six ou douze semaines d'un coup, et payer ce bloc à l'avance plutôt que de gérer une facture à chaque séance. Les outils grand public traitent chaque rendez-vous comme une transaction isolée, obligeant l'orthophoniste à gérer la facturation hebdomadaire à la main et à subir les absences qui en découlent lorsque le paiement ne suit pas le travail clinique.
Le manque à gagner est mesurable. Un cabinet qui assure 20 séances par semaine en perd deux ou trois à cause d'annulations de dernière minute par les parents. À 60–80 € la séance, cela représente plus de 6 000 € par an de perte sèche. Demander un acompte de 50 % au début d'un forfait hebdomadaire résout en grande partie ce problème et prouve l'engagement de la famille, ce qui est essentiel quand on sait que c'est le travail à la maison entre les séances qui fait progresser l'enfant. La confidentialité n'est pas non plus une option ici. Les données de santé des enfants n'ont rien à faire sur un réseau publicitaire, pourtant la plupart des pages de réservation grand public intègrent ces scripts par défaut. Tymeslot réunit dans un seul outil la gestion des acomptes, la facturation des forfaits hebdomadaires et des pages de réservation sans aucun traceur, avec la possibilité de s'auto-héberger lorsqu'un partenariat avec une école l'exige.
Tout ce dont Orthophonistes ont besoin. Rien de superflu.
Des fonctionnalités de planification pensées pour votre façon de travailler.
Types de rendez-vous distincts
Configurez des pages de réservation distinctes pour les bilans initiaux, les séances de rééducation et les entretiens avec les parents, chacune avec sa propre durée, son temps de battement et son lien de réservation direct.
Traitement des données des patients conforme au RGPD
Aucun suivi par des tiers ni outil d'analyse sur votre page de réservation. Auto-hébergez l'application sur votre propre serveur pour un contrôle total sur les données de santé sensibles de vos patients, un aspect crucial lorsque vous travaillez avec des enfants et des adultes vulnérables.
Rappels automatiques pour les parents et les aidants
La personne qui effectue la réservation reçoit des rappels automatiques par e-mail avant chaque rendez-vous, ce qui réduit les absences des parents débordés par leurs multiples obligations.
Acomptes et facturation de forfaits hebdomadaires
Demandez un acompte lorsque les parents réservent un bilan initial, ou facturez d'emblée un forfait complet de rééducation hebdomadaire. Le paiement est géré par Stripe, remboursable dans le délai d'annulation imparti, et les paiements échoués libèrent automatiquement le créneau.
Liens directs par type de rendez-vous
Après un bilan initial, envoyez aux familles un lien direct pour réserver leurs séances de rééducation régulières : la bonne durée, la bonne préparation, sans aucune confusion possible.
Entretiens de suivi des progrès
Créez un type de réservation dédié pour les entretiens de suivi avec les parents ou les aidants, distinct des séances de rééducation, afin que les échanges en famille aient lieu sur leur propre créneau sans empiéter sur le temps clinique.
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Scénarios de planification courants
Comment d’autres Orthophonistes utilisent Tymeslot au quotidien.
Comment les orthophonistes gèrent-ils l'accueil de nouveaux patients orientés par des parents ou des aidants ?
La plupart des orientations en orthophonie se font par l'intermédiaire d'un parent, d'une école ou d'un médecin traitant plutôt que par le patient lui-même. Le parent qui effectue la réservation gère déjà les rendez-vous de plusieurs enfants, ses horaires de travail et les trajets scolaires. À la moindre friction dans le processus de réservation, l'orientation ne se transforme jamais en rendez-vous.
- Le parent reçoit un lien de réservation suite à une orientation de l'école ou du médecin traitant et ouvre la page « Bilan orthophonique »
- Il sélectionne un créneau de 90 minutes en dehors des heures d'école parmi vos disponibilités en temps réel
- Il reçoit un e-mail de confirmation indiquant ce qu'il faut apporter, ce qu'il faut observer au préalable, ainsi qu'un lien vers un questionnaire
- Un rappel automatique est envoyé 48 heures avant le bilan avec les mêmes consignes de préparation
Comment les orthophonistes gèrent-ils les plannings des séances de rééducation récurrentes ?
L'orthophonie repose sur la régularité, généralement une séance hebdomadaire ou bimensuelle sur plusieurs mois. Si vous les fixez une par une par téléphone, des trous se forment entre les rendez-vous, ce qui ralentit les progrès et décourage les familles.
- Après le bilan initial, envoyez à la famille un lien direct vers la page de réservation « Séance de rééducation »
- Le parent réserve en une seule fois toutes les séances du programme de rééducation, en choisissant des créneaux compatibles avec les horaires de l'école
- Chaque séance déclenche sa propre confirmation et son rappel automatique
- Si une séance doit être reprogrammée, le parent s'en charge lui-même de manière autonome depuis le lien
Comment les orthophonistes mènent-ils les entretiens de suivi avec les parents sans perturber la rééducation ?
Tenir les parents et les aidants informés des progrès fait partie intégrante de l'exercice libéral, mais ces échanges doivent avoir lieu sur des créneaux qui leur sont propres. S'ils sont ajoutés à la fin de la séance de rééducation de l'enfant, ils empiètent inévitablement sur le temps clinique.
- Créez un type de rendez-vous « Entretien avec les parents » d'une durée de 30 minutes avec un lien de réservation distinct
- Après chaque étape clé (généralement toutes les 6 à 8 séances), envoyez au parent le lien de réservation pour l'entretien
- Le parent réserve un créneau qui lui convient, en dehors du planning de rééducation de l'enfant
- Les deux parties reçoivent des rappels ; l'entretien se déroule dans de bonnes conditions, avec les notes de suivi prêtes
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Quels agendas et outils les orthophonistes utilisent-ils avec Tymeslot ?
Se connecte aux outils que vous utilisez déjà. Aucune configuration supplémentaire.
Commencez gratuitement, évoluez quand vous le souhaitez
Les fonctions de planification de base sont toujours gratuites. Aucune carte bancaire requise.
Gratuit
€0 / mois
- Réservations illimitées
- Synchronisation du calendrier (Google, Outlook, CalDAV)
- Salles vidéo automatiques (Meet, Teams, Zoom, MiroTalk)
- Page de réservation sur tymeslot.app/you
- Rappels et notifications par e-mail
- Formulaires d’accueil et questions personnalisées
Pro
€9 / mois
- Tout ce qui est inclus dans Free
- Personnalisation en marque blanche
- Domaine personnalisé
- Supprimer la marque Tymeslot des pages de réservation
- Soutenez le développement indépendant
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"La majorité de mes patients sont des enfants dont les parents jonglent entre les trajets scolaires et leur travail. L'ancien système de prise de rendez-vous par téléphone pendant les heures de cabinet me faisait perdre des patients : ils appelaient, tombaient sur mon répondeur et prenaient rendez-vous ailleurs. La réservation en ligne a immédiatement changé la donne. Les parents peuvent réserver à 21 heures si nécessaire, les rappels partent automatiquement, et j'opte pour l'auto-hébergement afin que les données de santé des enfants ne quittent jamais mon propre serveur."
Rachel O.
Orthophoniste, cabinet libéral, Dublin
Questions fréquentes
Est-il possible de proposer plusieurs types de rendez-vous avec des durées différentes ?
Tymeslot est-il conforme au RGPD concernant les données des patients, en particulier celles des enfants ?
Les parents et les accompagnants peuvent-ils prendre rendez-vous pour le compte d'un patient ?
Les patients ou leurs parents peuvent-ils déplacer un rendez-vous eux-mêmes ?
Tymeslot s'intègre-t-il à Google Agenda et à Outlook ?
Puis-je demander un acompte pour les bilans et facturer des forfaits de séances hebdomadaires ?
Est-il possible de passer de Calendly à Tymeslot ?
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Vos patients réservent directement sur votre page pour un bilan initial, des séances de suivi ou une première consultation. Aucun traceur publicitaire sur la page de réservation, aucun partage de données, et une option d'auto-hébergement pour une conformité totale au RGPD.
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