Sichere Terminplanungs-Software für Sozialarbeiter
Verwalten Sie Hausbesuche, Video-Check-ins und Fallbesprechungen über einen einzigen Kalender – ganz ohne lästiges Telefon-Pingpong.
Warum ist die Terminplanung in der Sozialen Arbeit so mühsam?
Kaum ein Beruf bringt so viele unterschiedliche Terminarten mit sich wie die Soziale Arbeit. Hausbesuche, Bürotremine, Video-Check-ins, Supervisionen, behördenübergreifende Fallbesprechungen – jede Form hat ihre eigene Logistik. All das per Telefon und E-Mail für zahlreiche Klienten und oft über mehrere Einrichtungen hinweg zu koordinieren, kostet jede Woche wertvolle Stunden. Mit Tymeslot buchen Klienten und Kollegen selbstständig die passende Terminart. Ihr Kalender bleibt stets aktuell, und keine Buchung fällt mehr durchs Raster.
Warum gängige Buchungstools für die Soziale Arbeit oft ungeeignet sind
Calendly, Acuity und SimplyBook.me wurden für planbare, ortsgebundene und kostenpflichtige Dienstleistungen entwickelt – also fast das genaue Gegenteil der Sozialen Arbeit. Fälle kommen über Behörden oder staatliche Zuweisungen herein, nicht über eine öffentliche Buchungsseite. Für Supervisionen und Fallbesprechungen braucht es private Links, die nur mit Kollegen geteilt werden. Hausbesuche erfordern Fahrtzeit-Puffer, die herkömmliche Tools nicht abbilden können. Zudem laden diese Tools Facebook-Pixel und Google Analytics auf Seiten, die hochsensible personenbezogene Daten verarbeiten – ein DSGVO-Risiko, das kein öffentlicher Träger oder keine Kommune jemals absegnen würde.
Der Zeitverlust summiert sich schnell. Ein unabhängiger Sozialarbeiter, der 20 bis 30 aktive Fälle über verschiedene Träger hinweg betreut, verliert in der Regel 3 bis 5 Stunden pro Woche durch telefonische Abstimmungen und Koordination. Stunden, die für die direkte Arbeit mit Klienten oder für die eigene Supervisionspraxis genutzt werden könnten. Tymeslot passt sich dieser Arbeitsrealität an: separate Terminarten für Hausbesuche, Bürotremine und Supervision, private Links je Träger oder Zuweiser, integrierte Fahrtzeit-Puffer und eine Self-Hosting-Option. So behält eine Behörde oder Kommune jedes Byte an Klientendaten auf der eigenen, kontrollierten Infrastruktur.
Alles, was Sozialarbeiter brauchen. Und nichts, was sie nicht brauchen.
Buchungsfunktionen, die sich Ihrem Arbeitsalltag anpassen.
Verschiedene Terminarten
Richten Sie Hausbesuche, Bürotremine, Video-Check-ins und Supervisionssitzungen als separate Terminarten ein – jeweils mit eigener Dauer, Standortangaben, Verfügbarkeiten und einem individuellen Buchungslink.
Private, DSGVO-konforme Buchung
Keine Werbe-Tracker, keine Tracking-Skripte von Drittanbietern. Hosten Sie die Software auf Ihrer eigenen Infrastruktur, um die strengen Datenschutzvorgaben von Behörden zu erfüllen und die Klientendaten vollständig unter Ihrer Kontrolle zu behalten.
Zeitzonen-Verwaltung für Remote-Klienten
Klienten, die umziehen oder überregionale Online-Unterstützung erhalten, buchen Termine in ihrer eigenen Zeitzone. Sie sehen alle Termine in Ihrer Zeitzone – ganz ohne manuelles Umrechnen.
Automatische Erinnerungen
Nach jeder Buchung werden automatisch Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails verschickt. Das reduziert verpasste Termine und die damit verbundenen Rückfragen.
Teilbare Buchungslinks
Jede Terminart hat einen direkten Buchungslink, den Sie per E-Mail oder SMS verschicken können. Klienten müssen sich weder einloggen noch eine App herunterladen.
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Gleiche Branche. Völlig neues Buchungserlebnis.
Ohne Tymeslot
Mit Tymeslot
Typische Buchungsszenarien
Wie andere Sozialarbeiter Tymeslot in ihrem Arbeitsalltag nutzen.
Wie koordinieren Sozialarbeiter Hausbesuche und Bürotermine?
Ein Hausbesuch und ein Termin im Büro sind grundverschieden. Der eine erfordert Fahrzeit, der andere nicht. Beide in einem Kalender zu führen, ohne sich zu überbuchen oder völlig aufzureiben, erfordert eine klare Trennung, die herkömmliche Tools nicht bieten.
- Erstellen Sie separate Terminarten für „Hausbesuch“ und „Bürotermin“, jeweils mit eigenen Verfügbarkeitsfenstern, Dauer und Buchungslink. So können Sie beispielsweise Hausbesuche nur montags und mittwochs anbieten, während Bürotermine dienstags und donnerstags stattfinden.
- Legen Sie für Hausbesuche Pufferzeiten für die Fahrt fest, damit nicht versehentlich Termine an verschiedenen Orten direkt hintereinander gebucht werden. Ein 30-minütiger Puffer nach dem Termin verhindert einen unrealistisch vollen Kalender.
- Beschränken Sie Hausbesuche auf bestimmte Tage und Zeiten – zum Beispiel nur auf Montag und Mittwoch. So bleibt der Fahrtaufwand überschaubar, egal wie viele Klienten den Buchungslink haben.
- Nutzen Sie das Feld für Ortsangaben bei Hausbesuchen, um Klienten bei der Buchung um die Bestätigung ihrer Adresse zu bitten. Das spart lästige Abstimmungs-E-Mails vor jedem Besuch.
Wie verwalten Sozialarbeiter Termine für Supervision und Fallbesprechungen?
Bei Supervisionen und behördenübergreifenden Fallbesprechungen sitzen Kollegen und Vorgesetzte am Tisch statt Klienten, aber der Terminfindungsstress ist derselbe. Das ständige Hin und Her per Telefon und E-Mail auf der Suche nach einem gemeinsamen Termin verschwendet Zeit, die eigentlich der direkten Klientenarbeit zugutekommen sollte.
- Erstellen Sie eine Terminart „Supervision“, die nur für Ihre Vorgesetzten oder Ihr Team sichtbar ist. Den privaten Buchungslink teilen Sie einfach per E-Mail, anstatt ihn öffentlich zugänglich zu machen.
- Für behördenübergreifende Besprechungen teilen Sie den Buchungslink mit allen Beteiligten. Wer zuerst bucht, sichert sich den Termin – das beendet die endlosen E-Mail-Ketten über Terminüberschneidungen.
- Legen Sie für Supervisionen eine Vorlaufzeit von mindestens 48 Stunden fest, damit niemand unvorbereitet in den Termin geht. Zusätzlich können Sie ein kurzes Vorbereitungsfenster vor jeder Sitzung einplanen.
- Supervisionssitzungen werden automatisch mit Ihrem bevorzugten Videokonferenz-Tool – Google Meet oder Microsoft Teams – verknüpft. Der Link landet direkt in der Bestätigungs-E-Mail, ganz ohne manuellen Aufwand.
Wie gehen Sozialarbeiter mit Klienten um, die häufig Termine verpassen?
Ein verpasster Termin in der Sozialen Arbeit hat reale Konsequenzen für den Klienten und die Warteliste dahinter. Oft liegt es eher am Vergessen als an mangelnder Kooperation, besonders bei Klienten, die unter enormem Stress stehen. Automatische Erinnerungen fangen die meisten dieser Fälle auf.
- Tymeslot verschickt sofort nach der Buchung eine Bestätigungs-E-Mail und danach automatische Erinnerungen in den von Ihnen festgelegten Abständen – zum Beispiel am Vortag und zwei Stunden vor dem Termin.
- Klienten können ihre Termine bis zu einer von Ihnen festgelegten Frist selbst verschieben. Das reduziert Ausfälle, da es für sie einfacher ist, den Termin zu ändern, als einfach nicht zu erscheinen.
- Für Klienten ohne zuverlässigen E-Mail-Zugang können Sie Webhook-Integrationen nutzen, um Erinnerungen über n8n oder Zapier per SMS oder Messenger zu verschicken.
- Stornierte Termine werden automatisch wieder für andere Klienten freigegeben. So hinterlässt eine kurzfristige Absage keine Lücke in Ihrem Tagesablauf.
Wie viel Zeit könnten Sie sparen?
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240
eingesparte Minuten pro Woche
208,0
eingesparte Stunden pro Jahr
€11.440
jährlicher Wert der eingesparten Zeit
Welche Kalender und Tools nutzen Sozialarbeiter mit Tymeslot?
Verbindet sich mit Ihren bestehenden Tools. Ohne zusätzlichen Aufwand.
Kostenlos starten, jederzeit flexibel upgraden
Die grundlegenden Buchungsfunktionen sind dauerhaft kostenlos. Keine Kreditkarte erforderlich.
Kostenlos
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- Unbegrenzte Buchungen
- Kalendersynchronisierung (Google, Outlook, CalDAV)
- Automatische Videoräume (Meet, Teams, Zoom, MiroTalk)
- Buchungsseite unter tymeslot.app/you
- E-Mail-Erinnerungen & Benachrichtigungen
- Aufnahmeformulare & benutzerdefinierte Fragen
Pro
€9 / Monat
- Alles aus Free
- White-Label-Branding
- Eigene Domain
- Tymeslot-Branding von Buchungsseiten entfernen
- Unabhängige Entwicklung unterstützen
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"„Früher habe ich die erste Stunde des Tages damit verbracht, wegen Terminen zurückzurufen. Jetzt schicke ich den Klienten einfach den Link und die Sache ist erledigt. Die Pufferzeit zwischen den Hausbesuchen ist ein echter Lebensretter – ich habe jetzt tatsächlich Zeit zwischen den Terminen.“"
Marie T.
Freiberufliche Sozialarbeiterin, Lyon
Häufig gestellte Fragen
Kann ich Tymeslot für verschiedene Behörden oder Fallgruppen nutzen?
Erfüllt Tymeslot die DSGVO-Anforderungen für Klientendaten?
Können Klienten ohne Benutzerkonto buchen?
Lässt sich Tymeslot in Google Kalender und Outlook integrieren?
Kann ich bei der Buchung eine Supervisionsgebühr oder einen freiwilligen Beitrag erheben?
Kann ich von Calendly zu Tymeslot wechseln?
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