Bezpečné plánování schůzek pro sociální pracovníky
Spravujte návštěvy v domácnosti, videokonzultace i případové konference z jednoho kalendáře – bez nekonečného obvolávání.
Proč je plánování pro sociální pracovníky takové trápení?
Málokterá profese má tolik podob schůzek jako sociální práce. Návštěvy v domácnosti, jednání v kanceláři, videokonzultace, supervize, případové konference s více institucemi – a každá s vlastní logistikou. Koordinovat to všechno po telefonu a e-mailem, napříč vedenými případy a někdy i několika organizacemi, spálí každý týden hodiny. Ve službě Tymeslot si klienti i kolegové sami rezervují správný typ schůzky, váš kalendář zůstává přesný a žádná rezervace už nepropadne sítem.
Proč běžné rezervační nástroje sociální práci nikdy úplně nesednou
Calendly, Acuity a SimplyBook.me vznikly pro předvídatelné placené schůzky na jednom místě, což je skoro pravý opak toho, jak funguje sociální práce. Případy přicházejí z doporučení organizací a úřadů, ne přes otevřenou rezervační stránku. Supervize a případové konference potřebují neveřejné odkazy sdílené jen s kolegy. Návštěvy v domácnosti potřebují časové rezervy na cestu, se kterými spotřebitelské nástroje nepočítají. A tytéž nástroje načítají Facebook Pixel a Google Analytics na stránku, která zpracovává zvláštní kategorii osobních údajů – takové riziko podle GDPR neschválí žádný veřejný zadavatel ani orgán místní samosprávy.
Ztracený čas se rychle sčítá. Nezávislý sociální pracovník, který vede 20–30 aktivních případů napříč několika organizacemi, obvykle ztratí 3 až 5 hodin týdně obvoláváním a koordinací – hodin, které by mohly patřit přímé práci s klienty nebo malé soukromé supervizní praxi, jakou si mnozí vedou vedle hlavní práce. Tymeslot sedne vaší práci: samostatné typy schůzek pro návštěvy v domácnosti, jednání v kanceláři a supervize, neveřejné odkazy pro každou organizaci či zdroj doporučení, zabudované časové rezervy na cestu a možnost provozu na vlastním serveru, aby organizace nebo úřad udržely každý bajt klientských dat na infrastruktuře, kterou samy spravují.
Vše, co Sociální pracovníci potřebují. Nic navíc.
Funkce plánování přizpůsobené tomu, jak funguje vaše praxe.
Různé typy schůzek
Nastavte návštěvy v domácnosti, jednání v kanceláři, videokonzultace a supervize jako samostatné typy schůzek – každý s vlastní délkou, údaji o místě, dostupností a rezervačním odkazem.
Soukromé rezervace v souladu s GDPR
Žádné reklamní sledovací prvky, žádné sledovací skripty třetích stran. Provoz na vlastní infrastruktuře splní požadavky organizace na správu dat a záznamy o klientech zůstanou zcela pod vaší kontrolou.
Práce s časovými pásmy u klientů na dálku
Klienti, kteří se stěhují nebo dostávají podporu na dálku z jiných regionů, si rezervují ve svém časovém pásmu. Vy vidíte všechny schůzky ve svém, bez ručního přepočítávání.
Automatické připomínky
Potvrzovací a připomínkové e-maily odcházejí automaticky po každé rezervaci – ubývá zmeškaných schůzek i telefonátů, které z nich plynou.
Rezervační odkazy ke sdílení
Každý typ schůzky má přímý rezervační odkaz, který pošlete e-mailem nebo v SMS – klient se nikam nepřihlašuje a nic si nestahuje.
Poznejte rozdíl
Stejná profese. Úplně jiný zážitek z plánování.
Bez aplikace Tymeslot
S aplikací Tymeslot
Běžné scénáře plánování
Jak ostatní Sociální pracovníci používají Tymeslot každý den.
Jak sociální pracovníci skloubí návštěvy v domácnosti s jednáními v kanceláři?
Návštěva v domácnosti a jednání v kanceláři jsou dva různé závazky. Jeden vyžaduje čas na cestu, druhý ne. Udržet obojí v jednom kalendáři bez překrývání termínů a bez vyčerpání vyžaduje jasné oddělení, které univerzální nástroje nenabízejí.
- Vytvořte samostatné typy schůzek „Návštěva v domácnosti“ a „Jednání v kanceláři“, každý s vlastním oknem dostupnosti, délkou a rezervačním odkazem – návštěvy mohou být volné jen v pondělí a ve středu, zatímco jednání v kanceláři probíhají v úterý a ve čtvrtek.
- U návštěv v domácnosti nastavte časovou rezervu na cestu, aby se nikdy omylem nerezervovaly dvě návštěvy na různých místech těsně za sebou. Třicetiminutová rezerva po návštěvě zabrání tomu, aby se kalendář zaplnil neproveditelně.
- Omezte dostupnost návštěv na konkrétní dny a časy – například jen pondělí a středa – aby zátěž z cestování zůstala zvládnutelná bez ohledu na to, kolik klientů má rezervační odkaz.
- U typu schůzky pro návštěvy využijte poznámku k místu a vyzvěte klienty, aby při rezervaci potvrdili svou adresu; ubude tak domlouvání e-mailem před každou návštěvou.
Jak sociální pracovníci domlouvají supervize a případové konference?
Supervize a případové konference více institucí svolávají kolegy a vedoucí, ne klienty, ale s domlouváním je to stejně náročné. Obvolávání a řetězce e-mailů kvůli jedinému společnému termínu berou čas, který patří přímé práci s klienty.
- Vytvořte typ schůzky „Supervize“ viditelný jen pro vašeho supervizora nebo tým, s neveřejným rezervačním odkazem, který pošlete e-mailem místo zveřejnění.
- U případových konferencí s více institucemi sdílejte rezervační odkaz se všemi zúčastněnými – kdo si rezervuje první, ten termín obsadí, a odpadne vlákno e-mailů o neslučitelných možnostech.
- U rezervací supervize nastavte minimální předstih 48 hodin, aby ani jedna strana nebyla zaskočena, a před každým setkáním si vyhraďte krátký čas na přípravu.
- Supervizní setkání se automaticky propojí s vámi zvoleným nástrojem pro videohovory – Google Meet nebo Microsoft Teams – takže odkaz je v potvrzovacím e-mailu bez jakéhokoli ručního nastavování.
Jak sociální pracovníci pracují s klienty, kteří často nedorazí?
Zmeškaná schůzka má v sociální práci reálné dopady na klienta i na případy, které za ním stojí. Velká část z nich vzniká prostým zapomenutím, ne ztrátou zájmu, a to zvlášť u klientů, kteří nesou několik zátěží najednou. Většinu takových případů automatické připomínky podchytí.
- Tymeslot pošle potvrzovací e-mail ve chvíli, kdy rezervace vznikne, a poté automatické připomínky v intervalech, které si nastavíte – například den předem a dvě hodiny před schůzkou.
- Klienti si mohou termín sami přesunout až do vámi zvolené storno lhůty – zmeškaných schůzek tak ubude, protože klient má snadnou cestu ke změně místo toho, aby prostě nepřišel.
- U klientů bez spolehlivého přístupu k e-mailu využijte integrace přes webhooky a směrujte připomínky do SMS nebo komunikačních aplikací pomocí nástrojů n8n či Zapier.
- Zrušené termíny se automaticky otevřou dalším klientům, takže pozdní zrušení nenechá ve vašem dni díru.
Kolik času můžete ušetřit?
Nastavte hodnoty podle své praxe a uvidíte, kolik můžete ušetřit.
Spočítejte si úsporu času
Posuvníky nastavte podle své praxe.
240
ušetřených minut týdně
208,0
ušetřených hodin ročně
145 600 Kč
roční hodnota ušetřeného času
Které kalendáře a nástroje používají sociální pracovníci se službou Tymeslot?
Propojí se s nástroji, které už používáte. Bez dalšího nastavování.
Začněte zdarma, na vyšší tarif přejděte, až budete chtít
Základní plánování je vždy zdarma. Bez platební karty.
Zdarma
€0 / měsíc
- Neomezený počet rezervací
- Synchronizace kalendáře (Google, Outlook, CalDAV)
- Automatické videomístnosti (Meet, Teams, Zoom, MiroTalk)
- Rezervační stránka na adrese tymeslot.app/you
- E-mailové připomínky a upozornění
- Vstupní formuláře a vlastní otázky
Pro
€9 / měsíc
- Vše z tarifu Zdarma
- Vlastní značka (white-label)
- Vlastní doména
- Odstranění značky Tymeslot z rezervačních stránek
- Podpora nezávislého vývoje
Podívejte se na Tymeslot v praxi
Vyzkoušejte si oba motivy rezervační stránky naživo – bez zakládání účtu.
"Každý den jsem první hodinu strávila vyřizováním telefonátů kvůli termínům. Teď klientům pošlu odkaz a mám hotovo. Časová rezerva mezi návštěvami je záchrana – konečně mám mezi návštěvami skutečně čas."
Marie T.
Nezávislá sociální pracovnice, Lyon
Časté dotazy
Můžu Tymeslot používat pro několik organizací nebo skupin případů?
Splňuje Tymeslot požadavky GDPR na data klientů?
Můžou si klienti rezervovat termín bez zakládání účtu?
Propojí se Tymeslot s kalendáři Google Calendar a Microsoft Outlook?
Můžu při rezervaci vybírat poplatek za supervizi nebo dobrovolný příspěvek?
Můžu přejít z Calendly na Tymeslot?
Další průvodci plánováním
Plánování schůzek – Kariérní kouči
Revize životopisu, pohovor nanečisto i strategické sezení – každé s vlastním rezervačním odkazem, délkou a pravidly. Bez jediné minuty administrativy.
Plánování schůzek – Terapeuti
Plánování terapeutických sezení, při kterém zůstávají údaje klientů soukromé. Rezervační stránky se obejdou bez reklamních sledovacích prvků, bez obchodníků s daty i bez skriptů třetích stran.
Plánování schůzek – Psychologové
Klienti se objednávají přímo na vaší stránce – na vstupní psychodiagnostiku, průběžná sezení nebo úvodní konzultaci. Žádné reklamní sledovací prvky na rezervační stránce, žádné sdílení dat a možnost provozu na vlastním serveru pro plný soulad s GDPR.
Plánování schůzek – Fyzioterapeuti
Pacienti si vstupní vyšetření i jednotlivé terapie rezervují přímo na vaší stránce – bez telefonování a bez recepční, kterou musíte platit.
Chcete získat svůj čas zpět?
Tarif zdarma k dispozici. Bez platební karty. Nastavení za 5 minut.