Logiciel de prise de rendez-vous vétérinaire : fini les appels incessants
Permettez aux propriétaires d'animaux d'utiliser votre page de réservation pour planifier en ligne la visite adaptée à leur compagnon, et cessez de perdre un temps précieux à gérer les appels et les messages vocaux.
Pourquoi les vétérinaires indépendants passent-ils autant de temps à gérer les rendez-vous par téléphone ?
Une visite de routine, un vaccin, une première consultation, un suivi postopératoire : chaque intervention exige une durée et une préparation spécifiques. Pourtant, la majorité de ces rendez-vous se prennent encore par téléphone. Résultat : les propriétaires appellent pendant vos consultations, laissent des messages vocaux et finissent par choisir le mauvais type de rendez-vous lorsqu'ils parviennent enfin à vous joindre. C'est une perte de temps constante pour la clinique. Tymeslot attribue un parcours de réservation dédié à chaque motif de visite, envoie automatiquement des rappels pour les bilans annuels et garantit la confidentialité des dossiers de vos clients et de leurs animaux.
Pourquoi les outils de réservation classiques ne sont pas adaptés aux cliniques vétérinaires
Calendly, Acuity ou Square Appointments sont conçus pour des réservations grand public prévisibles. Or, l'agenda d'un vétérinaire n'a rien de prévisible. Le prochain appel peut concerner un vaccin, un bilan préopératoire ou une urgence le jour même pour un animal malade, et ces outils traitent ces trois cas de figure de la même manière. Ils n'intègrent ni la notion de créneau d'urgence nécessitant une majoration, ni celle de consultation préopératoire justifiant un acompte, ni même celle de vaccination devant être facturée à l'assurance dans la semaine.
Les coûts s'accumulent rapidement. Une absence à un rendez-vous d'urgence bloqué, c'est une heure de temps clinique perdue et une véritable urgence refusée. Une consultation préopératoire qui n'aboutit jamais à une intervention laisse le bloc opératoire inoccupé, ce qui représente souvent plusieurs centaines d'euros de marge perdue. Pour une petite clinique, subir ne serait-ce qu'un seul de ces imprévus par semaine se traduit par un manque à gagner à cinq chiffres sur l'année.
Tymeslot s'adapte à la réalité de l'agenda vétérinaire. Chaque type de visite peut être associé à sa propre politique tarifaire via Stripe : une majoration pour les urgences du jour encaissée à la réservation, un acompte pour les consultations préopératoires afin de confirmer l'engagement du client, et des vaccinations de routine facturées selon votre fonctionnement habituel. En y ajoutant le blocage des jours d'opération et les rappels automatiques, votre agenda reste rempli sans pour autant empiéter sur vos journées au bloc.
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Des fonctionnalités de planification pensées pour votre façon de travailler.
Types de rendez-vous selon le motif de la visite
Configurez des parcours de réservation distincts pour les bilans annuels, les vaccins, les premières consultations et les suivis postopératoires, en attribuant à chacun la durée adéquate et les consignes de préparation appropriées.
Rappels pour les propriétaires
L'envoi de rappels automatiques par e-mail avant chaque rendez-vous réduit considérablement les absences. C'est particulièrement crucial pour les bilans annuels, que les propriétaires planifient des mois à l'avance et ont tendance à oublier.
Reprogrammation autonome par les propriétaires
Les propriétaires d'animaux peuvent reprogrammer eux-mêmes leur rendez-vous dans le respect de votre délai d'annulation, ce qui libère votre équipe d'accueil du flux incessant d'appels à ce sujet.
Frais d'urgence et acomptes préopératoires
Appliquez une majoration lors de la réservation pour les créneaux d'urgence du jour, demandez un acompte pour les consultations préopératoires afin de vous assurer de l'engagement du client, et laissez les vaccins de routine sans acompte. Le tout est géré par Stripe, avec des politiques de remboursement et des délais d'annulation que vous contrôlez entièrement.
Contrôle de la durée par type de visite
Un rendez-vous pour un vaccin dure 15 minutes ; une première consultation en prend 45. Définissez des durées et des temps de battement précis pour chaque type de rendez-vous afin que votre journée se déroule sans accroc.
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Comment les vétérinaires gèrent-ils les bilans annuels et les rendez-vous de vaccination ?
Les bilans annuels et les rappels de vaccins constituent le cœur de métier d'une clinique généraliste : ils représentent un volume important, leur durée est prévisible et ils sont faciles à standardiser. Ce sont également les rendez-vous que les propriétaires risquent le plus d'oublier, puisqu'ils les ont pris plusieurs mois à l'avance.
- Le propriétaire se rend sur votre page de réservation et sélectionne « Bilan annuel » ou « Vaccination » dans la liste des types de rendez-vous
- Il choisit un créneau de 15 à 20 minutes parmi vos disponibilités en temps réel, puis reçoit une confirmation accompagnée des consignes de préparation (mise à jeun, documents à apporter)
- Un rappel automatique est envoyé 48 heures avant le rendez-vous
- Un rappel de suivi peut être configuré pour avertir le propriétaire de l'échéance du prochain bilan annuel
Comment les vétérinaires gèrent-ils l'inscription des nouveaux patients ?
Une première consultation est plus longue et plus complexe qu'une visite de routine. Vous devez recueillir les antécédents, vérifier le carnet de vaccination, réaliser un examen clinique complet et prendre le temps de discuter des soins à venir. Inscrire un nouveau client sur un créneau de vaccination de 15 minutes pose un véritable problème, tant sur le plan clinique que pour votre réputation.
- Le nouveau client trouve votre clinique en ligne et ouvre la page de réservation dédiée à la « Première consultation »
- Il sélectionne un créneau de 45 minutes ; le formulaire de réservation recueille l'espèce, la race, l'âge et les éventuels motifs d'inquiétude immédiats
- Le propriétaire reçoit un e-mail de confirmation lui indiquant les dossiers et documents à apporter
- Un temps de battement après le créneau vous garantit d'avoir le temps de créer le dossier du patient avant le rendez-vous suivant
Comment les cliniques vétérinaires indépendantes évitent-elles la surcharge les jours d'opération ?
Les jours d'opération, la dernière chose dont une petite clinique a besoin, c'est d'un agenda de consultations plein à craquer en plus de ses interventions au bloc. Sans plafond de réservation, les propriétaires qui prennent rendez-vous en ligne peuvent remplir par inadvertance tous les créneaux disponibles, ne laissant plus aucun temps pour les contrôles postopératoires ou les urgences.
- Bloquez les jours d'opération dans votre agenda connecté : ces plages horaires sont automatiquement marquées comme indisponibles pour les nouvelles réservations, et les propriétaires sont redirigés vers le prochain jour ouvrable
- Les créneaux d'urgence peuvent être conservés en bloquant des horaires spécifiques dans votre agenda connecté
- Les créneaux de suivi postopératoire sont configurés comme un type de rendez-vous distinct, réservable uniquement via un lien direct envoyé au propriétaire après l'intervention
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Quels agendas les cliniques vétérinaires utilisent-elles avec Tymeslot ?
Se connecte aux outils que vous utilisez déjà. Aucune configuration supplémentaire.
Commencez gratuitement, évoluez quand vous le souhaitez
Les fonctions de planification de base sont toujours gratuites. Aucune carte bancaire requise.
Gratuit
€0 / mois
- Réservations illimitées
- Synchronisation du calendrier (Google, Outlook, CalDAV)
- Salles vidéo automatiques (Meet, Teams, Zoom, MiroTalk)
- Page de réservation sur tymeslot.app/you
- Rappels et notifications par e-mail
- Formulaires d’accueil et questions personnalisées
Pro
€9 / mois
- Tout ce qui est inclus dans Free
- Personnalisation en marque blanche
- Domaine personnalisé
- Supprimer la marque Tymeslot des pages de réservation
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"Avant Tymeslot, mon équipe d'accueil passait les deux premières heures de chaque matinée à rappeler les clients et à fixer des rendez-vous. Désormais, les propriétaires réservent en ligne pendant la nuit, et l'agenda est déjà à moitié plein avant même l'ouverture. Pouvoir bloquer les jours d'opération dans l'agenda était indispensable : ces jours-là, je ne peux pas me permettre que le planning des consultations se remplisse automatiquement. L'outil fonctionne exactement comme une petite clinique en a besoin."
Dr. Petra K.
Vétérinaire indépendant, Vienne
Questions fréquentes
Puis-je proposer différents types de rendez-vous pour les bilans, les vaccins et les consultations ?
Comment éviter que les propriétaires ne surchargent l'agenda les jours d'opération ?
Les propriétaires d'animaux peuvent-ils reprogrammer un rendez-vous sans appeler la clinique ?
Les données des clients et des patients restent-elles confidentielles ?
Tymeslot s'intègre-t-il à Google Agenda et Outlook ?
Puis-je facturer des frais d'urgence ou demander des acomptes pour les consultations préopératoires ?
Puis-je passer de Calendly à Tymeslot ?
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Une gestion des rendez-vous thérapeutiques qui préserve la confidentialité des données de vos patients. Les pages de réservation ne chargent aucun traceur publicitaire, aucun courtier en données ni aucun script tiers.
Planification pour Psychologues
Vos patients réservent directement sur votre page pour un bilan initial, des séances de suivi ou une première consultation. Aucun traceur publicitaire sur la page de réservation, aucun partage de données, et une option d'auto-hébergement pour une conformité totale au RGPD.
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