Online-Terminbuchung für virtuelle Assistenzen und ihre Kunden
Den ganzen Tag pflegen Sie die Kalender anderer. Lassen Sie Ihren eigenen von allein laufen: Erstgespräche über Ihre Website, Onboarding für neue Kunden und wöchentliche Check-ins, die jeder Stammkunde über einen privaten Link bucht.
Aktualisiert am 22. Oktober 2026
Warum verlieren virtuelle Assistenzen abrechenbare Zeit mit ihren eigenen Terminen?
Eine virtuelle Assistenz organisiert den ganzen Tag Termine für ihre Kunden und verliert dann noch eine halbe Stunde mit den eigenen: ein Erstgespräch mit einer Interessentin in Toronto, ein Onboarding mit einem neuen Kunden in Dublin, der wöchentliche Check-in, der wandert, weil ein Kunde auf Reisen ist. Oft arbeitet die VA zudem im Google Workspace jedes Kunden, und das tatsächliche Bild ihrer Woche verteilt sich auf vier Kalender. Tymeslot liest alle, bietet nur die Zeit an, die überall frei ist, und lässt Kunden genau dort buchen.
Warum die Woche einer VA nie in einen Kalender passt
Eine VA mit sechs Stammkunden hat nicht einen Kalender, sondern den eigenen plus je einen im Workspace jedes Kunden, in dem Besprechungen landen. Ein Buchungstool, das nur einen davon prüft, bietet munter eine Zeit an, die das Team eines Kunden längst belegt hat. Und schon vor allen kundenspezifischen Varianten braucht eine VA mindestens drei Arten von Terminen: Erstgespräch, Onboarding und den regelmäßigen Check-in.
Tymeslot verbindet mehrere Kalender, auch mehr als ein Google- oder Outlook-Konto, und wertet einen Termin in jedem davon als belegt. Jede Terminart ist ein eigener Termintyp, und jeder Stammkunde kann einen privaten Check-in-Typ nur für sich bekommen. Kunden buchen in ihrer eigenen Zeitzone, verschieben über die Bestätigungs-E-Mail, und Sie sehen jede Änderung in dem Kalender, den Sie ohnehin im Blick haben.
Alles, was virtuelle Assistenzen brauchen. Und nichts, was sie nicht brauchen.
Jeder Kalender, in dem Sie arbeiten
Verbinden Sie Ihren eigenen Kalender und die in den Workspaces Ihrer Kunden, auch mehrere Google- oder Outlook-Konten. Ein Termin in irgendeinem davon nimmt diese Stunde von Ihrer Buchungsseite.
Ein privater Check-in-Link pro Kunde
Geben Sie jedem Stammkunden einen privaten Termintyp für seinen wöchentlichen Check-in. Er erscheint nicht auf Ihrer öffentlichen Seite; endet die Zusammenarbeit, deaktivieren Sie ihn, und der Link nimmt keine Buchungen mehr an.
Erstgespräche, die Sie freigeben
Schalten Sie für Erstgespräche die Freigabe ein: Jede Anfrage hält ihren Termin als vorläufigen Eintrag, bis Sie zusagen oder ablehnen, sodass eine Interessentin außerhalb Ihrer Nische nie in Ihrem bestätigten Kalender landet.
Eine Obergrenze für Gespräche pro Woche
Begrenzen Sie Erstgespräche auf, sagen wir, drei pro Woche. Sind sie vergeben, bietet die Seite keine weiteren an, und die Stunden, die Sie an Stammkunden verkauft haben, bleiben verkauft.
Erinnerungen, die Sie nicht schreiben
Für die Termine Ihrer Kunden verfassen Sie Erinnerungen ohnehin. Für Ihre eigenen stellen Sie bis zu drei pro Termintyp ein, und jede buchende Person und jeder Gast bekommt sie, ohne einen weiteren Entwurf in Ihrem Postausgang.
Bezahlte Audits und Power Hours
Mit Pro setzen Sie einen Preis für ein Workflow-Audit oder eine einmalige Power Hour; der Kunde begleicht ihn beim Buchen auf Ihr Stripe-Konto, bevor Sie eine Minute in sein Postfach stecken.
Erleben Sie den Unterschied
Ohne Tymeslot
Mit Tymeslot
Typische Buchungsszenarien
Wie machen virtuelle Assistenzen aus Anfragen Erstgespräche?
Wer eine VA sucht, steckt meist schon bis zum Hals in Arbeit. Ein Buchungslink, der beim ersten Klick funktioniert, ist eine Kostprobe Ihres Service; eine Kette von E-Mails über freie Zeiten ist das Gegenteil.
- Legen Sie einen öffentlichen 20-minütigen Termintyp „Erstgespräch“ an und verlinken Sie ihn auf Ihrer Website, Ihrem LinkedIn-Profil und jedem VA-Verzeichnis, in dem Sie gelistet sind.
- Fragen Sie mit Pro, welche Aufgaben abgegeben werden sollen und mit wie vielen Stunden pro Monat ungefähr gerechnet wird.
- Verlangen Sie eine Freigabe, lesen Sie die Antworten und nehmen Sie nur die Anfragen an, die zu Ihren freien Stunden passen; eine Ablehnung gibt den Termin sofort wieder frei.
- Begrenzen Sie Erstgespräche auf drei pro Woche, damit eine Welle von Anfragen in einer Launch-Woche die Kundenarbeit nicht verdrängt.
Wie führen virtuelle Assistenzen das Onboarding neuer Kunden durch?
Das Onboarding legt die ganze Zusammenarbeit fest: welche Tools, welche Zugänge, welche Aufgaben zuerst. Es läuft besser, wenn der Kunde vorbereitet kommt.
- Legen Sie einen privaten Termintyp „Kunden-Onboarding“ mit 90 Minuten an und schicken Sie den Link, sobald die Vereinbarung unterschrieben ist.
- Verlinken Sie Ihre Onboarding-Checkliste in der Beschreibung des Termintyps; der Kunde liest sie, bevor er eine Zeit wählt.
- Setzen Sie 48 Stunden Mindestvorlauf, damit der Kunde Zeit hat, delegierten Zugriff einzurichten und zusammenzutragen, was die Checkliste verlangt.
- Erinnerungen gehen 24 Stunden und eine Stunde vorher raus, damit die Sitzung den Kunden nicht unvorbereitet erwischt.
Wie organisieren virtuelle Assistenzen wöchentliche Check-ins mit mehreren Kunden?
Fünf Kunden heißen fünf wöchentliche Check-ins über verschiedene Zeitzonen und Reisepläne hinweg. Jeder, der per E-Mail verschoben wird, summiert sich auf bis zu eine Stunde pro Woche.
- Legen Sie für jeden Stammkunden einen privaten 20-minütigen Check-in-Typ an und schicken Sie jeden Link nur an diesen Kunden.
- Verbinden Sie die Kalender im Workspace jedes Kunden, damit eine Besprechung, die sein Team mit Ihnen ansetzt, diese Zeit für alle anderen sperrt.
- Kunden verschieben ihren Check-in auf Reisen selbst über die Bestätigungs-E-Mail.
- Endet die Zusammenarbeit, schalten Sie den Termintyp des Kunden ab, und sein Link funktioniert nicht mehr.
Tymeslot in Aktion erleben
Eine Starter-Einrichtung für virtuelle Assistenzen
| Termintyp | Dauer | Puffer | Mindestvorlaufzeit | Buchbar im Voraus | Zahlung bei der Buchung |
|---|---|---|---|---|---|
| Erstgespräch | 20 Min. | 10 Min. | 1 Tag | 2 Wochen | Keine |
| Workflow-Audit | 60 Min. | 15 Min. | 2 Tage | 3 Wochen | 75 € Honorar bei der Buchung |
| Kunden-Onboarding | 90 Min. | 15 Min. | 2 Tage | 3 Wochen | Keine |
| Wöchentlicher Check-in | 20 Min. | 10 Min. | 12 Stunden | 2 Wochen | Keine |
Aufnahmefragen
- Welche Aufgaben möchten Sie zuerst abgeben?
- Mit wie vielen Stunden pro Monat rechnen Sie ungefähr?
- Welche Tools nutzt Ihr Unternehmen im Alltag?
- In welcher Zeitzone sind Sie?
Fragen Sie im Buchungsformular nie nach Passwörtern oder Kontozugängen; die tauschen Sie über einen Passwortmanager aus, sobald der Kunde unterschrieben hat. Audit und Onboarding können sich einen Verfügbarkeitsplan mit 48 Stunden Vorlauf und 15 Minuten Puffer teilen; Erstgespräche und Check-ins brauchen jeweils einen eigenen.
Tymeslot im Vergleich mit Calendly, TidyCal und eTermin
Calendly, TidyCal, eTermin und Tymeslot buchen alle zuverlässig ein Gespräch; für eine virtuelle Assistenz geht der Vergleich deshalb um Kosten im Verhältnis zu einem Ein-Personen-Geschäft: den Einstiegspreis, wie weit der Gratis-Tarif reicht und ob sich ein bezahltes Audit abrechnen lässt. Der Gratis-Tarif von Calendly liest nur einen Kalender, was nicht mehr genügt, sobald Workspaces von Kunden dazukommen. eTermin hat keinen Gratis-Tarif und startet bei 19 € im Monat. Fair muss man sagen: TidyCal nimmt schon kostenlos Zahlungen über Stripe oder PayPal an, gegen 1 % Gebühr, und sein Lifetime-Preis kann jeden Monatstarif unterbieten.
| Funktion | Tymeslot | Calendly | TidyCal | eTermin |
|---|---|---|---|---|
| Einstiegspreis | €9 im Monat pauschal, egal wie viele Kunden | $10 pro Platz und Monat, jährliche Abrechnung | Pro $12/Monat oder $99/Jahr; Lifetime ab $29 | 19 €/Monat zzgl. MwSt., Mindestlaufzeit 3 Monate |
| Kostenloser Tarif | Gratis: jeder Kundenkalender, private Check-in-Links | Ja, begrenzt auf 1 Termintyp und 1 Kalender | Ja: unbegrenzte Buchungen und Buchungsarten | Nein: 30-tägige kostenlose Testphase |
| Anzahlung oder Zahlung bei der Buchung | Pro: 75 € Workflow-Audit, bezahlt bei der Buchung | Nur in kostenpflichtigen Tarifen: Stripe oder PayPal bei der Buchung | Ja: Stripe oder PayPal; 1 % Gebühr im kostenlosen und im Lifetime-Tarif | Ab dem Pro-Tarif: Online-Zahlung |
Quellen geprüft am 22. Oktober 2026.
Wie viel Zeit könnten Sie sparen?
Eine grobe Schätzung, kein Versprechen.
160
eingesparte Minuten pro Woche
138,7
eingesparte Stunden pro Jahr
€6.935
jährlicher Wert der eingesparten Zeit
Welche Kalender und Tools nutzen virtuelle Assistenzen mit Tymeslot?
Kostenlos starten und upgraden, wenn Sie so weit sind
Sind Erstgespräche, Onboardings und Check-ins alle unbezahlt, bleibt eine VA im kostenlosen Tarif, mit jedem Kalender aus den Workspaces ihrer Kunden. Das Workflow-Audit für 75 € aus dieser Vorlage ist der Grund für Pro (€9/Monat), zusammen mit den Fragen zu Aufgaben und Stunden vor dem Gespräch. Self-Hosting lohnt sich für eine VA selten.
Kostenlos
€0 / Monat
Pro
€9 / Monat