Automatisierte Buchungssoftware für Virtuelle Assistenzen
Eine Buchungsseite für dein VA-Business. Kennenlerngespräche, Onboardings und wöchentliche Check-ins buchen sich wie von selbst. So raubt dir die Terminplanung, die du sonst für deine Kunden übernimmst, nicht länger deine eigene Zeit.
Warum verlieren Virtuelle Assistenzen abrechenbare Zeit durch die eigene Terminplanung?
Du nimmst deinen Kunden beruflich den administrativen Aufwand ab – und verbringst dann deine eigene Woche genau in dem E-Mail-Ping-Pong, vor dem du sie eigentlich bewahrst. Ein 15-minütiges Onboarding-Gespräch, das am Montagmorgen stattfinden sollte, verschiebt sich auf Donnerstagnachmittag, nachdem drei E-Mails wegen Zeitzonen-Verwirrung hin- und hergingen. Wenn du Kunden in verschiedenen Ländern betreust, frisst allein die Zeitzonen-Rechnerei jede Woche wertvolle Zeit. Tymeslot automatisiert deine Terminplanung, damit du den Kopf frei hast, um die deiner Kunden zu automatisieren.
Warum generische Terminplanungs-Tools Virtuelle Assistenzen abrechenbare Stunden kosten
Calendly und Acuity wurden für Vertriebsteams entwickelt, die Leads hinterherjagen – nicht für eine VA, die vier bis sechs Retainer-Kunden in verschiedenen Zeitzonen betreut. Deren kostenlose Tarife limitieren die Terminarten genau dort, wo eine VA mehr braucht: Du benötigst mindestens drei (Kennenlerngespräch, Onboarding, wöchentlicher Check-in), noch bevor die individuellen Anpassungen pro Kunde überhaupt anfangen. Keines dieser Tools behandelt Retainer-Abrechnungen als echtes Feature. Kennenlerngespräche werden ohne Anzahlungsoption angeboten, bei Scoping-Sessions kann bei der Buchung keine Vorabgebühr eingezogen werden, und die monatlichen Paketpreise landen in einem völlig anderen Tool.
Der Mehraufwand ist messbar. Eine VA mit sechs Retainer-Kunden auf zwei Kontinenten verliert typischerweise 45 bis 90 Minuten pro Woche durch Terminlogistik. Das sind 200 bis 400 €, an abrechenbarer Zeit, die für Zeitzonen-Rechnerei und Follow-up-E-Mails draufgehen. Dazu kommt das Kennenlerngespräch, bei dem niemand erscheint, weil es unverbindlich war, und das Scoping-Gespräch, das im Sande verläuft, weil der Kunde nie vorab bezahlt hat. Tymeslot löst das: Anzahlungen für Kennenlern- und Scoping-Gespräche, ein wiederkehrender Buchungslink pro Retainer-Kunde und ein kostenloser Tarif, der deine Terminarten nicht einschränkt.
Alles, was Virtuelle Assistenzen brauchen. Und nichts, was sie nicht brauchen.
Buchungsfunktionen, die sich Ihrem Arbeitsalltag anpassen.
Terminarten für jede Kundeninteraktion
Erstelle separate Buchungsseiten für Kennenlerngespräche, Kunden-Onboardings, wöchentliche Check-ins und Projektübergaben – jeweils mit eigener Dauer, Pufferzeit und individuellem Buchungslink.
Zeitzonen-Management für internationale Kunden
Kunden auf der ganzen Welt buchen in ihrer eigenen Zeitzone; du siehst alles in deiner. Die Umstellung auf Sommer- und Winterzeit wird in allen Kalenderregionen automatisch berücksichtigt.
Automatische Videokonferenz-Links
Links für Google Meet oder Microsoft Teams werden bei jeder Buchung automatisch generiert – kein manuelles Kopieren und Einfügen von Videolinks mehr vor dem Kundengespräch.
Anzahlungen für Kennenlern- und Scoping-Gespräche
Verlange eine Anzahlung oder eine feste Gebühr für Kennenlerngespräche und Aufwandsabschätzungen. Ein kleiner Betrag filtert unentschlossene Anfragen heraus, und bei einer späten Absage verdienst du trotzdem. Du legst die Beträge, die Rückerstattungsrichtlinien und die Stornierungsfrist ganz einfach über Stripe fest.
Automatische Erinnerungen
Kunden erhalten vor jedem Termin automatische Erinnerungen. Das reduziert Verspätungen und kurzfristige Verschiebungen, die deinen Arbeitsalltag durcheinanderbringen.
Datenschutz an erster Stelle & Self-Hosting
Kein Tracking oder Analytics durch Drittanbieter auf deiner Buchungsseite. Hoste die Software selbst auf deinem eigenen Server für die volle Kontrolle über die Kontaktdaten deiner Kunden.
Erleben Sie den Unterschied
Gleiche Branche. Völlig neues Buchungserlebnis.
Ohne Tymeslot
Mit Tymeslot
Typische Buchungsszenarien
Wie andere Virtuelle Assistenzen Tymeslot in ihrem Arbeitsalltag nutzen.
Wie verwandeln Virtuelle Assistenzen neue Kundenanfragen in Aufträge, ohne an Schwung zu verlieren?
Ein Unternehmer, der eine VA sucht, ist oft überlastet und reagiert nur noch. Die VA, die mit einem reibungslosen Buchungslink für ein Kennenlerngespräch antwortet, gewinnt den Kunden. Wer stattdessen eine lange E-Mail-Kette zur Terminfindung verlangt, verliert an denjenigen, der es dem Kunden leichter macht.
- Füge deinen Buchungslink für das „Kennenlerngespräch“ in deine E-Mail-Signatur und dein LinkedIn-Profil ein
- Der potenzielle Kunde wählt ein 30-minütiges Zeitfenster aus deinen aktuell freien Terminen – ganz ohne E-Mail-Verkehr
- Der Videokonferenz-Link wird automatisch generiert und mit der Bestätigung verschickt
- Du gehst bestens vorbereitet in das Gespräch, da du den geschäftlichen Kontext des Kunden bereits aus dem Buchungsformular kennst
Wie gestalten Virtuelle Assistenzen ein strukturiertes Kunden-Onboarding?
Ein effektives VA-Onboarding erfordert einen festen Termin, um Workflows abzubilden, Erwartungen an die Kommunikation zu klären, Tool-Zugänge einzurichten und Prioritäten zu setzen. Es ist entscheidend für einen guten Start, dass dieses Gespräch innerhalb von 48 Stunden nach Vertragsunterzeichnung stattfindet.
- Sende dem neuen Kunden direkt nach Vertragsunterzeichnung einen Buchungslink für das „Kunden-Onboarding“
- Der Kunde bucht ein 90-minütiges Zeitfenster aus deinen Verfügbarkeiten – keine weitere Abstimmung nötig
- Die Bestätigungs-E-Mail listet auf, was vorbereitet werden muss: Zugangsdaten für Tools, Prozessdokumentationen, Teamkontakte
- Beide Seiten erhalten Erinnerungen; das Onboarding-Gespräch findet bestens vorbereitet statt
Wie verwalten Virtuelle Assistenzen wöchentliche Check-ins mit mehreren Kunden?
Wöchentliche Check-ins für vier bis sechs Kunden in verschiedenen Zeitzonen zu verwalten, ist an sich schon eine organisatorische Herausforderung. Wenn Kunden verreisen, sich ihr Zeitplan ändert oder ein Termin verschoben werden muss, summiert sich der Aufwand für Terminänderungen über alle Projekte hinweg.
- Erstelle eine Terminart „Wöchentlicher Check-in“ mit 20 Minuten Dauer und einem privaten Buchungslink pro Kunde
- Jeder Kunde erhält seinen eigenen Link, der genau auf die Dauer seines Check-ins und deine Verfügbarkeit zugeschnitten ist
- Wenn ein Kunde den Termin verschieben muss, macht er das selbstständig über den Link – und du erhältst einfach eine Benachrichtigung
- Alle Check-ins erscheinen automatisch in deinem Kalender, inklusive generierter Videolinks
Wie viel Zeit könnten Sie sparen?
Passen Sie die Werte an Ihren Arbeitsalltag an und entdecken Sie Ihr Einsparpotenzial.
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160
eingesparte Minuten pro Woche
138,7
eingesparte Stunden pro Jahr
€6.935
jährlicher Wert der eingesparten Zeit
Welche Kalender und Tools nutzen Virtuelle Assistenzen mit Tymeslot?
Verbindet sich mit Ihren bestehenden Tools. Ohne zusätzlichen Aufwand.
Kostenlos starten, jederzeit flexibel upgraden
Die grundlegenden Buchungsfunktionen sind dauerhaft kostenlos. Keine Kreditkarte erforderlich.
Kostenlos
€0 / Monat
- Unbegrenzte Buchungen
- Kalendersynchronisierung (Google, Outlook, CalDAV)
- Automatische Videoräume (Meet, Teams, Zoom, MiroTalk)
- Buchungsseite unter tymeslot.app/you
- E-Mail-Erinnerungen & Benachrichtigungen
- Aufnahmeformulare & benutzerdefinierte Fragen
Pro
€9 / Monat
- Alles aus Free
- White-Label-Branding
- Eigene Domain
- Tymeslot-Branding von Buchungsseiten entfernen
- Unabhängige Entwicklung unterstützen
Tymeslot in Aktion erleben
Testen Sie beide Buchungs-Designs live - kein Konto erforderlich.
"„Ich betreue sechs Kunden in vier Ländern. Allein die Terminplanung über verschiedene Zeitzonen hinweg hat mich früher mindestens 30 Minuten am Tag gekostet. Tymeslot hat das komplett gelöst – jeder Kunde hat seinen eigenen Buchungslink für Check-ins, Kennenlerngespräche buchen sich von selbst und die Videolinks werden automatisch erstellt. Die Ironie, dass eine Virtuelle Assistenz jeden Tag eine Stunde damit verbringt, ihre eigenen Termine zu planen, ist mir nicht entgangen. Aber dieses Problem habe ich jetzt nicht mehr.“"
Priya M.
Virtuelle Assistenz, Remote, betreut Kunden in Europa und Nordamerika
Häufig gestellte Fragen
Kann ich verschiedene Terminarten für unterschiedliche Kunden oder Projektphasen anlegen?
Wie geht Tymeslot mit Kunden in verschiedenen Zeitzonen um?
Ist Tymeslot für Freelancer kostenlos?
Können Kunden ihre Termine selbst verschieben?
Lässt sich Tymeslot in Google Kalender und Outlook integrieren?
Kann ich bei der Buchung eine Anzahlung oder eine Retainer-Gebühr einziehen?
Kann ich von Calendly zu Tymeslot wechseln?
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Lassen Sie Klienten ihre Sitzungen und Kennenlerngespräche rund um die Uhr buchen. Ihre Coaching-App für eine reibungslose Terminvergabe ohne lästiges E-Mail-Pingpong.
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