Logiciel de prise de rendez-vous pour assistants virtuels
Vous gérez l’agenda des autres toute la journée. Laissez le vôtre tourner tout seul : appels découverte depuis votre site, accueil des nouveaux clients et points hebdomadaires que chaque client régulier réserve depuis un lien privé.
Mis à jour le 22 octobre 2026
Pourquoi les assistants virtuels perdent-ils du temps facturable à caler leurs propres rendez-vous ?
Une assistante virtuelle passe sa journée à organiser les réunions de ses clients, puis perd encore une demi-heure à organiser les siennes : un appel découverte avec un prospect à Montréal, une séance d’intégration avec un nouveau client à Bruxelles, le point hebdomadaire qui bouge parce qu’un client est en déplacement. Souvent, elle travaille aussi dans l’espace Google Workspace de chaque client, si bien que la vraie image de sa semaine est éparpillée sur quatre calendriers. Tymeslot les lit tous, ne propose que les heures libres partout, et laisse les clients réserver à partir de là.
Pourquoi la semaine d’une assistante ne tient jamais dans un seul calendrier
Une assistante virtuelle qui suit six clients au forfait n’a pas un calendrier, mais le sien plus un dans l’espace de travail de chaque client, là où les réunions atterrissent. Un outil de réservation qui n’en consulte qu’un proposera sans sourciller un créneau déjà pris par l’équipe d’un client. Il lui faut aussi au moins trois sortes de rendez-vous avant toute variante propre à un client : la découverte, l’intégration et le point régulier.
Tymeslot connecte plusieurs calendriers, y compris plusieurs comptes Google ou Outlook, et considère une réunion dans n’importe lequel comme occupée. Chaque sorte de rendez-vous est un type de réunion, et chaque client au forfait peut avoir son propre type de point privé. Les clients réservent dans leur fuseau horaire, reportent depuis l’e-mail de confirmation, et vous voyez chaque changement dans le calendrier que vous consultez déjà.
Tout ce dont les assistants virtuels ont besoin. Rien de superflu.
Tous les calendriers où vous travaillez
Connectez votre calendrier et ceux des espaces de travail de vos clients, y compris plusieurs comptes Google ou Outlook. Un événement dans l’un d’eux retire cette heure de votre page de réservation.
Un lien de suivi privé par client
Donnez à chaque client au forfait un type de réunion privé pour son point hebdomadaire. Il reste absent de votre page publique ; à la fin du contrat, désactivez-le et le lien ne prend plus de réservations.
Des appels découverte que vous validez
Activez la validation sur les appels découverte : chaque demande bloque son créneau sous forme d’événement provisoire jusqu’à ce que vous l’acceptiez ou la refusiez, et un prospect hors de votre créneau d’activité n’entre jamais dans votre agenda confirmé.
Un plafond d’appels par semaine
Limitez les appels découverte à trois par semaine, par exemple. Une fois pris, la page n’en propose plus, et les heures vendues à vos clients au forfait restent les leurs.
Des rappels que vous n’envoyez pas
Vous rédigez déjà les rappels des réunions de vos clients. Programmez-en jusqu’à trois par type de réunion pour les vôtres : chaque personne qui réserve et chaque invité les reçoit, sans un brouillon de plus dans votre boîte d’envoi.
Audits et heures intensives payants
Pro vous permet de fixer un prix pour un audit d’organisation ou une heure intensive ponctuelle ; le client paie en réservant, l’argent rejoint votre compte Stripe, et tout cela avant que vous passiez une minute dans sa boîte mail.
Voyez la différence
Sans Tymeslot
Avec Tymeslot
Scénarios de planification courants
Comment les assistants virtuels transforment-ils les demandes de contact en appels découverte ?
Un chef d’entreprise qui cherche une assistante est en général déjà débordé. Un lien de réservation qui fonctionne au premier clic donne un avant-goût du service ; une chaîne d’e-mails pour trouver un créneau, l’inverse.
- Créez un type de réunion public « Appel découverte » de 20 minutes et mettez-le sur votre site, votre profil LinkedIn et vos fiches dans les annuaires d’assistantes indépendantes.
- Avec Pro, demandez quelles tâches le prospect veut déléguer et combien d’heures par mois il prévoit à peu près.
- Exigez une validation, lisez les réponses, et n’acceptez que les demandes qui tiennent dans les heures qui vous restent ; un refus libère aussitôt le créneau.
- Plafonnez les appels découverte à trois par semaine, pour qu’une semaine de lancement chargée en demandes ne déborde pas sur le travail client.
Comment les assistants virtuels mènent-ils l’intégration d’un nouveau client ?
La séance d’intégration pose toute la relation de travail : quels outils, quels accès, quelles tâches en premier. Elle se passe mieux quand le client arrive préparé.
- Créez un type de réunion privé « Intégration client » de 90 minutes et envoyez le lien une fois le contrat signé.
- Collez le lien de votre liste de vérification d’intégration dans la description du type de réunion, que le client lit avant de choisir son heure.
- Fixez un préavis minimum de 48 heures pour laisser au client le temps d’ouvrir les accès délégués et de réunir ce que la liste demande.
- Les rappels partent 24 heures et une heure avant, pour que la séance ne prenne pas le client au dépourvu.
Comment les assistants virtuels gèrent-ils les points hebdomadaires de plusieurs clients ?
Cinq clients, ce sont cinq points hebdomadaires répartis entre fuseaux horaires et agendas de voyage. Chacun déplacé par e-mail, et c’est jusqu’à une heure perdue par semaine.
- Créez un type de réunion privé de 20 minutes pour le point de chaque client au forfait, et n’envoyez chaque lien qu’à ce client.
- Connectez les calendriers de l’espace de travail de chaque client : une réunion que l’équipe d’un client cale avec vous bloque ce temps pour tous les autres.
- Les clients déplacent eux-mêmes leur point depuis l’e-mail de confirmation quand ils voyagent.
- Désactivez le type de réunion d’un client à la fin du contrat : son lien cesse de fonctionner.
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Une configuration de départ pour les assistants virtuels
| Type de réunion | Durée | Temps de marge | Préavis minimum | Réservable à l’avance | Paiement à la réservation |
|---|---|---|---|---|---|
| Appel découverte | 20 min | 10 min | 1 jour | 2 semaines | Aucun |
| Audit d’organisation | 60 min | 15 min | 2 jours | 3 semaines | 75 € à la réservation |
| Intégration client | 90 min | 15 min | 2 jours | 3 semaines | Aucun |
| Point hebdomadaire | 20 min | 10 min | 12 heures | 2 semaines | Aucun |
Questions d’accueil
- Quelles tâches souhaitez-vous déléguer en premier ?
- Combien d’heures par mois pensez-vous qu’il vous faudra, à peu près ?
- Quels outils votre entreprise utilise-t-elle au quotidien ?
- Dans quel fuseau horaire êtes-vous ?
Ne demandez jamais de mots de passe ni d’accès dans un formulaire de réservation ; échangez-les par un gestionnaire de mots de passe une fois le contrat signé. L’audit et l’intégration peuvent partager un planning avec 48 heures de préavis et une marge de 15 minutes ; les appels découverte et les points de suivi demandent chacun le leur.
Tymeslot comparé à Calendly, TidyCal et SmartAgenda
Calendly, TidyCal, SmartAgenda et Tymeslot réservent tous correctement un appel ; pour une assistante virtuelle, la comparaison porte donc sur le coût face à une activité d’une seule personne : le prix d’entrée, ce que couvre l’offre gratuite, et la possibilité de faire payer un audit. L’offre gratuite de Calendly ne lit qu’un calendrier, ce qui coince dès que les espaces de travail des clients sont connectés, et SmartAgenda n’en a pas. TidyCal est l’alternative honnête : sa formule gratuite encaisse via Stripe ou PayPal pour 1 % de frais, et son prix à vie peut battre n’importe quel abonnement.
| Fonctionnalité | Tymeslot | Calendly | TidyCal | SmartAgenda |
|---|---|---|---|---|
| Prix d’entrée | €9 par mois, prix fixe, tous clients confondus | 10 $/siège/mois, facturé à l’année | Pro à 12 $/mois ou 99 $/an ; offre à vie dès 29 $ | 49 €/mois HT avec la réservation en ligne |
| Forfait gratuit | Gratuit : tous les calendriers clients, liens de suivi privés | Oui, limité à 1 type d’événement et 1 calendrier | Oui : réservations et types de réservation illimités | Non : essai gratuit de 14 jours |
| Acompte ou paiement à la réservation | Pro : audit de 75 €, réglé à la réservation | Forfaits payants uniquement : Stripe ou PayPal à la réservation | Oui : Stripe ou PayPal ; frais de 1 % sur le forfait gratuit et les offres à vie | Oui : acompte ou paiement intégral via Stripe |
Sources vérifiées le 22 octobre 2026.
Combien de temps pourriez-vous gagner ?
Une estimation approximative, pas une promesse.
160
minutes économisées par semaine
138,7
heures économisées par an
€6 935
valeur annuelle du temps économisé
Quels calendriers et outils les assistants virtuels utilisent-ils avec Tymeslot ?
Commencez gratuitement, passez à Pro quand vous êtes prêt
Une assistante virtuelle dont les appels découverte, les séances d’intégration et les points de suivi sont tous gratuits peut rester sur le forfait gratuit, avec chaque calendrier client connecté. L’audit d’organisation à 75 € de cette configuration justifie le passage à Pro (€9/mois), tout comme les questions sur les tâches et le volume d’heures avant l’appel. L’auto-hébergement est rarement rentable pour une activité d’assistance.
Gratuit
€0 / mois
Pro
€9 / mois