Le logiciel de prise de rendez-vous pour thérapeutes axé sur la confidentialité
Une gestion des rendez-vous thérapeutiques qui préserve la confidentialité des données de vos patients. Les pages de réservation ne chargent aucun traceur publicitaire, aucun courtier en données ni aucun script tiers.
Pourquoi les thérapeutes rencontrent-ils des difficultés avec les outils de réservation grand public ?
Ouvrez la console de développement sur la plupart des pages de réservation et vous verrez des pixels publicitaires et des scripts d'analyse se charger avant même que le patient n'ait tapé le moindre mot. Pour un cabinet de thérapie, c'est un véritable problème. Ces outils stockent les données des patients sur des serveurs que vous ne contrôlez pas et laissent une trace numérique susceptible de compromettre la confidentialité sur laquelle reposent vos consultations. Tymeslot ne charge rien de tout cela. Les pages de réservation ne contiennent aucun traceur publicitaire ni script tiers, les données des patients ne sont jamais partagées avec des régies publicitaires, et vous pouvez opter pour l'auto-hébergement afin que chaque octet de donnée reste sur votre propre infrastructure. La prise de rendez-vous en elle-même est d'une simplicité absolue : les patients réservent, le créneau s'affiche dans votre agenda et les rappels partent tout seuls.
Pourquoi les outils de réservation grand public ne sont pas adaptés aux cabinets de thérapie
Calendly, Acuity et Square Appointments ont été pensés pour les appels commerciaux à fort volume et les réservations grand public. La réalité d'un cabinet de thérapie est tout autre. S'il est facile de remplir un agenda avec ces outils, ils n'apportent aucune réponse aux enjeux fondamentaux des thérapeutes : un premier contact qui doit se faire en toute sécurité, une annulation tardive qui vous coûte une heure facturable, un formulaire de prise de contact qui recueille des données sensibles sans les transmettre à des outils d'analyse, ou encore un agenda qui bloque les réservations avant que vous ne frôliez l'épuisement professionnel.
Ce décalage a un prix. Un cabinet libéral peut perdre des centaines d'euros chaque semaine à cause des absences et des annulations de dernière minute, et le temps passé à reprogrammer des séances par e-mail est du temps en moins pour vos patients. Tymeslot a été conçu pour s'adapter au fonctionnement réel d'un cabinet de thérapie. Les acomptes et les politiques d'annulation limitent les désistements de dernière minute, les formulaires de prise de contact restent confinés à votre compte, et les règles de battement évitent l'enchaînement ininterrompu de séances qui épuise les praticiens.
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La confidentialité dès la conception
Les pages de réservation ne chargent aucun pixel publicitaire, aucun script d'analyse ni aucun traceur tiers. Les données de réservation de vos patients restent sur votre serveur — ou sur le nôtre dans le cloud, encadrées par un accord strict de traitement des données. Optez pour l'auto-hébergement afin d'exclure totalement tout traitement de données externe.
Gestion des temps de battement
Instaurez des pauses obligatoires entre les séances pour la rédaction de vos notes, la décompression ou les temps de trajet. Les thérapeutes ont généralement besoin de 10 à 15 minutes : configurez ce paramètre une seule fois par type de séance et n'y pensez plus.
Parcours distinct pour les premières consultations
Créez un type d'événement dédié à la prise de contact, avec son propre lien de réservation, son questionnaire préalable et ses créneaux de disponibilité, le tout entièrement séparé de vos séances habituelles.
Rappels de séance automatiques
L'envoi d'e-mails de rappel à des intervalles personnalisables avant chaque séance réduit considérablement le nombre de rendez-vous manqués, sans aucune intervention de votre part.
Des acomptes pour protéger votre emploi du temps
Exigez un acompte ou le règlement intégral de la séance au moment de la réservation. Ainsi, un créneau annulé reste rémunéré et les demandes peu sérieuses sont dissuadées. Vous définissez vous-même les montants, la politique de remboursement et le délai d'annulation.
Auto-hébergement pour un contrôle total des données
Hébergez Tymeslot sur votre propre serveur via Docker, Cloudron ou Railway. Vos données ne transitent jamais par notre infrastructure, une solution idéale pour les cabinets soumis à des exigences de conformité strictes.
Encaissement des honoraires à la réservation
Connectez Stripe pour facturer les séances non conventionnées ou prélever un acompte d'annulation à l'avance. Le paiement est validé avant la confirmation du créneau et versé directement sur votre compte bancaire. Vos patients arrivent ainsi avec leur séance déjà réglée.
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Scénarios de planification courants
Comment d’autres Thérapeutes utilisent Tymeslot au quotidien.
Comment les thérapeutes gèrent-ils le premier contact et la prise d'informations en toute confidentialité ?
Le premier contact d'un patient potentiel avec un cabinet de thérapie est une démarche sensible. Il peut être en situation de détresse, refuser que son nom soit associé à une réservation en santé mentale sur une plateforme tierce, et a besoin d'avoir confiance en votre cabinet dès la première interaction. Le parcours de prise de contact de Tymeslot garantit un processus privé et professionnel.
- Créez un type d'événement dédié à la « Première consultation », avec son propre lien de réservation, sa durée (généralement de 50 à 60 minutes) et ses disponibilités, indépendamment de vos créneaux de thérapie habituels, afin que les nouveaux contacts n'empiètent jamais sur le suivi de vos patients actuels.
- Intégrez vos questions préalables directement dans le formulaire de réservation : motifs de consultation, antécédents thérapeutiques, coordonnées du médecin traitant. Les réponses sont stockées exclusivement sur votre compte Tymeslot et ne sont jamais traitées par des réseaux publicitaires.
- Définissez un délai de prévenance minimum de 48 à 72 heures pour toujours avoir le temps d'examiner les réponses au questionnaire et de vous préparer avant la première séance.
- Configurez un horizon de réservation maximal (par exemple, 4 semaines) afin que votre liste de nouveaux patients reste gérable et que ces derniers n'attendent pas indéfiniment sans nouvelles de votre part.
Comment les thérapeutes gèrent-ils les temps de battement entre deux séances ?
Enchaîner les consultations sans le moindre répit mène rapidement à l'épuisement. Rédiger ses notes, décompresser entre deux séances et se préparer pour le patient suivant demande un temps que la plupart des outils de réservation ignorent. Avec Tymeslot, ce temps est intégré à chaque type d'événement.
- Définissez un temps de battement après chaque séance selon le type d'événement : généralement 10 à 15 minutes pour une thérapie classique, ou davantage pour l'EMDR et le travail sur les traumatismes. Tymeslot bloque automatiquement cette durée pour empêcher toute réservation sur ce créneau.
- Restreignez les disponibilités de chaque type d'événement à des jours et des horaires précis pour éviter que votre agenda ne se remplisse au-delà du raisonnable. Les séances de travail approfondi peuvent être proposées uniquement les mardis et jeudis, tandis que les consultations de suivi restent réservables tous les matins.
- Utilisez le paramètre de délai de prévenance minimum pour éviter les réservations le jour même sans temps de préparation, ce qui vous permet de garder la maîtrise de l'organisation de votre semaine.
- Les temps de battement étant définis par type d'événement, les séances de groupe, les réunions de supervision et les thérapies individuelles peuvent obéir à des règles d'espacement différentes, sans nécessiter la moindre gestion manuelle de l'agenda.
Comment les thérapeutes peuvent-ils réduire les rendez-vous manqués sans avoir à relancer leurs patients ?
Une séance de 50 minutes manquée représente une véritable perte financière, à laquelle s'ajoute la désorganisation de votre journée. Les rappels automatiques diminuent considérablement le taux d'absentéisme. Et lorsqu'un patient doit annuler, Tymeslot gère la reprogrammation pour vous éviter de faire l'intermédiaire.
- Tymeslot envoie un e-mail de confirmation immédiatement après la réservation, puis des e-mails de rappel aux intervalles que vous avez choisis, par exemple 48 heures et 2 heures avant la séance.
- Les patients peuvent reprogrammer ou annuler eux-mêmes leur rendez-vous jusqu'à la limite que vous avez fixée (par exemple, 24 heures avant la séance), ce qui libère automatiquement le créneau pour une autre personne.
- Pour les patients en téléconsultation, un lien vidéo est généré automatiquement à chaque réservation, ce qui limite les annulations du type « je n'ai pas trouvé le lien ».
- Tous les e-mails de rappel et de confirmation sont envoyés depuis votre propre domaine (avec l'offre Pro) et ne comportent aucune mention de Tymeslot, préservant ainsi l'image professionnelle et confidentielle qu'exige votre cabinet.
Combien de temps pourriez-vous gagner ?
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Quels agendas et outils vidéo les thérapeutes utilisent-ils avec Tymeslot ?
Se connecte aux outils que vous utilisez déjà. Aucune configuration supplémentaire.
Commencez gratuitement, évoluez quand vous le souhaitez
Les fonctions de planification de base sont toujours gratuites. Aucune carte bancaire requise.
Gratuit
€0 / mois
- Réservations illimitées
- Synchronisation du calendrier (Google, Outlook, CalDAV)
- Salles vidéo automatiques (Meet, Teams, Zoom, MiroTalk)
- Page de réservation sur tymeslot.app/you
- Rappels et notifications par e-mail
- Formulaires d’accueil et questions personnalisées
Pro
€9 / mois
- Tout ce qui est inclus dans Free
- Personnalisation en marque blanche
- Domaine personnalisé
- Supprimer la marque Tymeslot des pages de réservation
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"« La confidentialité des patients est non négociable dans mon cabinet. Tymeslot est le seul outil que j'ai trouvé permettant l'auto-hébergement, sans aucun pistage. Le formulaire de prise de contact et les rappels automatiques ont également grandement facilité l'accueil des nouveaux patients. »"
Dr. Anna K.
Psychothérapeute en cabinet libéral, Berlin
Questions fréquentes
Tymeslot est-il conforme au RGPD pour les cabinets de thérapie ?
Puis-je auto-héberger Tymeslot pour garantir la souveraineté des données de mes patients ?
Puis-je séparer les réservations de première consultation des séances habituelles ?
Comment fonctionnent les e-mails de rappel de séance ?
Puis-je exiger un acompte lors de la réservation d'une séance ?
Tymeslot s'intègre-t-il à Google Agenda et Outlook ?
Puis-je passer de Calendly à Tymeslot ?
Puis-je encaisser les honoraires ou un acompte au moment de la réservation ?
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Vos patients réservent directement sur votre page pour un bilan initial, des séances de suivi ou une première consultation. Aucun traceur publicitaire sur la page de réservation, aucun partage de données, et une option d'auto-hébergement pour une conformité totale au RGPD.
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