Logiciel de planification sécurisé pour les travailleurs sociaux
Gérez la planification de vos visites à domicile, de vos suivis en vidéo et de vos réunions de concertation depuis un seul agenda, sans jouer au chat et à la souris au téléphone.
Pourquoi la planification est-elle un tel casse-tête pour les travailleurs sociaux ?
Rares sont les métiers qui impliquent autant de formats de rendez-vous que le travail social. Visites à domicile, entretiens au bureau, suivis en vidéo, séances de supervision, réunions de concertation inter-agences : chaque format a sa propre logistique. Coordonner tout cela par téléphone et par e-mail, pour l'ensemble de ses dossiers et parfois entre plusieurs structures, fait perdre des heures chaque semaine. Avec Tymeslot, vos bénéficiaires et vos collègues réservent eux-mêmes le type de rendez-vous approprié, votre agenda reste à jour et plus aucune rencontre ne passe à la trappe.
Pourquoi les outils de réservation grand public ne sont jamais vraiment adaptés au travail social
Calendly, Acuity et SimplyBook.me ont été conçus pour des rendez-vous prévisibles, dans un lieu unique et facturés à l'acte. C'est presque l'exact opposé du fonctionnement du travail social. Les dossiers arrivent via des orientations d'agences ou des services publics, et non par une page de réservation en libre accès. La supervision et les réunions de concertation nécessitent des liens privés partagés uniquement avec des confrères. Les visites à domicile exigent des temps de trajet que les outils grand public ne prennent pas en compte. De plus, ces plateformes intègrent le Pixel Facebook et Google Analytics sur des pages traitant des données personnelles sensibles, ce qui représente un risque vis-à-vis du RGPD qu'aucun décideur du secteur public ou collectivité locale n'acceptera de valider.
Le coût en temps s'accumule rapidement. Un travailleur social indépendant gérant 20 à 30 dossiers actifs à travers plusieurs agences perd généralement 3 à 5 heures par semaine en appels manqués et en coordination. Autant d'heures qui pourraient être consacrées à l'accompagnement direct des bénéficiaires ou au développement d'une petite activité de supervision privée en parallèle. Tymeslot s'adapte à votre métier : des types d'événements distincts pour les visites à domicile, les rendez-vous au bureau et la supervision, des liens privés par agence ou prescripteur, des temps de trajet intégrés, ainsi qu'une option d'auto-hébergement permettant à une agence ou une collectivité de conserver chaque octet de données sur sa propre infrastructure.
Tout ce dont Travailleurs sociaux ont besoin. Rien de superflu.
Des fonctionnalités de planification pensées pour votre façon de travailler.
De multiples types de rendez-vous
Configurez vos visites à domicile, vos rendez-vous au bureau, vos suivis en vidéo et vos séances de supervision comme des types d'événements distincts, chacun avec sa propre durée, ses détails de localisation, ses disponibilités et son lien de réservation.
Réservation privée et conforme au RGPD
Aucun traceur publicitaire ni script de suivi tiers. Hébergez la solution sur votre propre infrastructure pour répondre aux exigences de gouvernance des données de votre agence et garder le contrôle absolu sur les dossiers de vos bénéficiaires.
Gestion des fuseaux horaires pour les clients à distance
Les clients qui déménagent ou bénéficient d'un accompagnement à distance réservent dans leur fuseau horaire local. Vous voyez tous les rendez-vous dans le vôtre, sans aucune conversion manuelle.
Rappels automatiques
Des e-mails de confirmation et de rappel sont envoyés automatiquement après chaque réservation, ce qui réduit les rendez-vous manqués et les appels de relance qu'ils engendrent.
Liens de réservation partageables
Chaque type de rendez-vous dispose d'un lien de réservation direct que vous pouvez envoyer par e-mail ou par SMS : aucune connexion requise pour les clients, aucune application à télécharger.
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Même profession. Une expérience de planification totalement différente.
Sans Tymeslot
Avec Tymeslot
Scénarios de planification courants
Comment d’autres Travailleurs sociaux utilisent Tymeslot au quotidien.
Comment les travailleurs sociaux gèrent-ils les visites à domicile en plus des rendez-vous au cabinet ?
Une visite à domicile et un rendez-vous au cabinet sont des engagements très différents. L'un nécessite un temps de trajet, l'autre non. Gérer les deux dans un seul agenda sans faire de double réservation ni s'épuiser exige une séparation claire que les outils génériques ne permettent pas.
- Créez des types d'événements distincts pour la « Visite à domicile » et le « Rendez-vous au cabinet », chacun avec sa propre plage de disponibilité, sa durée et son lien de réservation. Les visites à domicile peuvent n'être proposées que le lundi et le mercredi, tandis que les rendez-vous au cabinet se déroulent le mardi et le jeudi.
- Définissez un temps de battement pour les trajets sur les visites à domicile afin d'éviter que des rendez-vous consécutifs dans des lieux différents ne soient réservés par erreur. Une marge de 30 minutes après chaque visite évite de surcharger l'agenda.
- Limitez la disponibilité des visites à domicile à des jours et des heures précis (par exemple, uniquement le lundi et le mercredi) afin que les déplacements restent gérables, quel que soit le nombre de clients ayant accès au lien de réservation.
- Utilisez les notes de localisation sur le type d'événement des visites à domicile pour inviter les clients à confirmer leur adresse lors de la réservation, ce qui réduit les échanges d'e-mails de coordination avant chaque visite.
Comment les travailleurs sociaux gèrent-ils les réservations de supervision et de réunions de synthèse ?
La supervision et les concertations pluridisciplinaires impliquent des collègues et des responsables plutôt que des clients, mais les difficultés de planification sont identiques. Jouer au chat et à la souris au téléphone et multiplier les e-mails pour trouver un créneau commun fait perdre un temps précieux qui devrait être consacré à l'accompagnement.
- Créez un type d'événement « Supervision » visible uniquement par votre superviseur ou votre équipe, avec un lien de réservation privé partagé par e-mail plutôt que publié publiquement.
- Pour les concertations pluridisciplinaires, partagez le lien de réservation avec toutes les parties concernées : le premier qui réserve bloque le créneau, ce qui met fin aux chaînes d'e-mails interminables sur les conflits d'agendas.
- Définissez un délai de prévenance minimum de 48 heures pour les réservations de supervision afin que personne ne soit pris au dépourvu, en prévoyant un court temps de préparation avant chaque séance.
- Les séances de supervision se connectent automatiquement à votre outil de visioconférence préféré (Google Meet ou Microsoft Teams), de sorte que le lien figure dans l'e-mail de confirmation sans aucune configuration manuelle.
Comment les travailleurs sociaux gèrent-ils les clients qui manquent souvent leurs rendez-vous ?
En travail social, un rendez-vous manqué a de réelles conséquences pour le client et pour le reste de la file active. Bien souvent, il s'agit d'un oubli plutôt que d'un désengagement, surtout pour des clients confrontés à de multiples sources de stress. Les rappels automatiques permettent d'éviter la plupart de ces absences.
- Tymeslot envoie un e-mail de confirmation dès qu'une réservation est effectuée, puis des rappels automatiques aux intervalles que vous avez configurés (par exemple, la veille et deux heures avant le rendez-vous).
- Les clients peuvent reprogrammer eux-mêmes leur rendez-vous jusqu'à l'heure limite d'annulation que vous avez fixée. Cela réduit les rendez-vous manqués en leur offrant un moyen simple de modifier la date plutôt que de ne pas se présenter.
- Pour les clients n'ayant pas un accès fiable à leurs e-mails, utilisez les intégrations par webhook pour envoyer des rappels par SMS ou via des messageries avec n8n ou Zapier.
- Les créneaux annulés sont automatiquement libérés pour d'autres clients, de sorte qu'une annulation tardive ne laisse pas de trou dans votre journée.
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Quels agendas et outils les travailleurs sociaux utilisent-ils avec Tymeslot ?
Se connecte aux outils que vous utilisez déjà. Aucune configuration supplémentaire.
Commencez gratuitement, évoluez quand vous le souhaitez
Les fonctions de planification de base sont toujours gratuites. Aucune carte bancaire requise.
Gratuit
€0 / mois
- Réservations illimitées
- Synchronisation du calendrier (Google, Outlook, CalDAV)
- Salles vidéo automatiques (Meet, Teams, Zoom, MiroTalk)
- Page de réservation sur tymeslot.app/you
- Rappels et notifications par e-mail
- Formulaires d’accueil et questions personnalisées
Pro
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- Personnalisation en marque blanche
- Domaine personnalisé
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"« Avant, je passais la première heure de ma journée à rappeler pour fixer des rendez-vous. Aujourd'hui, j'envoie le lien aux clients et c'est réglé. Le temps de battement entre les visites m'a sauvé la vie : j'ai enfin le temps de souffler entre deux déplacements. »"
Marie T.
Assistant social indépendant, Lyon
Questions fréquentes
Puis-je utiliser Tymeslot pour plusieurs structures ou différentes files actives ?
Tymeslot est-il conforme au RGPD concernant les données des clients ?
Les clients peuvent-ils réserver sans créer de compte ?
Tymeslot s'intègre-t-il à Google Agenda et Outlook ?
Puis-je percevoir des honoraires de supervision ou une participation libre lors de la réservation ?
Puis-je passer de Calendly à Tymeslot ?
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